Documento revisado el 25 de Julio del 2017
REGLAS Y CONDICIONES OFICIALES:
- ADJUDICACIÓN DE STAND
La adjudicación de Stand a una Empresa incluye los siguientes servicios:
- Utilización del espacio durante el tiempo de exposición, montaje y desmontaje.
- El servicio general de limpieza de las áreas comunes.
- La utilización de los servicios generales disponibles.
- CARACTERISTICAS Y PRECIOS DEL LOS STANDS:
- Espacio de 3x3 m tiene un costo de B/. 1,500.00
- Punto de Electricidad
- Tarifa especial en inscripciones al congreso y paquetes de alojamiento en hotel sede.
- Una mesa redonda y dos sillas
- Iluminación
- Perfiles verticales y horizontales (aluminio), con placas de color blanco (Melanina).
- Rotulación superior frontal con el nombre de la Empresa.
- OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR
- Para poder acceder al recinto y tener el stand montado en tiempo y forma, se deberá tener debidamente cumplimiento y firmado el presente contrato antes del 15 de septiembre de 2017.
- Todos los stands deberán estar montados entre las 8:00 am y las 4:00 pm del miércoles 25 de octubre de 2017.
- Los expositores se obligan a mantener su stand abierto durante el horario oficial del evento.
- Los gastos de reparación de cualquier daño causado en la instalaciones serán responsabilidad y a cargo del expositor.
- Todos los stands deberán estar desmontados antes de las 12:00 mediodía del domingo 29 de octubre de 2017
- CONDICIONES DE PAGO Y DEVOLUCIONES
- Deberá ser cancelado el 50% del valor a la contratación del stand para asegurar su reserva y el 50% restante antes del 15 de septiembre de 2017.
- Forma de Pago: Transferencia bancaria a ASOCIACION DE PRODUCTORES DE GANADO LECHERO DE PANAMA (Banco General cta. 03-42-01-091860-2; Banco Nacional de Panamá Cta. 010000118897). pago con tarjeta de crédito en las oficinas de la organización, pago online en https://aprogalpa.gestoreventos.com (cargo adicional de un 10% por gastos bancarios).
- En caso que el expositor por razones de fuerza mayor, desista de su participación, deberá notificarlo por escrito a la organización con máximo de 30 días antes del evento en cuyo caso se descontará el 50% de la reserva en concepto de gastos.
- CONDICIONES DE PARTICIPACION
- La Organización de este evento corresponde a la Asociación de Productores de Ganado Lechero de Panamá. (APROGALPA).
- El II Congreso Latinoamericano del Cebú Lechero y sus Cruces tendrá lugar en el mes de octubre del 2017, los días 26, 27 y 28 en el Centro de Convenciones Ancón, Hotel Sheraton Bijao, ubicado en Carretera Interamericana Km 108, Guía de Antón, Santa Clara.
- Una vez recibida la solicitud de participación del solicitante, la organización procederá a aceptarla en función de los criterios expuestos en las presentes Condiciones de Participación. El expositor deberá ajustarse a los precios, forma y plazos de pago que constan en el mismo. No se efectuará reserva de espacio si no viene acompañada del pago correspondiente. No se podrá iniciar el montaje del stand si no se ha efectuado la cancelación del mismo.
- La empresa expositora puede contratar servicios adicionales para la instalación del stand y en caso de mejoras (counters, mobiliario adicional, etc.), las mismas deben circunscribirse al área del stand.
- Los expositores recibirán comunicación de la superficie y número de Stand acordado con la organización. La organización se reserva el derecho de modificar esta superficie si circunstancias excepcionales lo exigieran, sin derecho a indemnización por parte del expositor.
- El expositor no podrá ofrecer a terceros parte o la totalidad de su stand, sin autorización expresa de la organización.
- DAÑOS CAUSADOS A INSTALACIONES
Al terminar la exposición, el stand, así como el material y mobiliario alquilado, deben quedar en las mismas condiciones en que se entregó. Todos los daños causados por el expositor al material, mobiliario, recinto de celebración y sus instalaciones serán reparados a cargo del expositor.
- MONTAJE Y DESMONTAJE
- El montaje y colocación del contenido de los stands, deberá estar terminado con anterioridad a la apertura oficial del evento. La organización podrá disponer de los stands que no hayan sido ocupados en este plazo. En este caso se considerará que el expositor ha renunciado a su participación y será deudor del importe del alquiler y de los servicios ya suministrados.
- El desmontaje del stand se realizará después del cierre oficial del evento, con un plazo máximo que finaliza el domingo 29 de octubre a las 12:00 mediodía. No se permitirá abandonar y retirar material de exposición antes del cierre oficial del evento.
- La organización no se hace responsable de los daños, pérdidas o extravíos de material expuestos o contenidos en los stands durante los trabajos de montaje, desarrollo del evento y desmontaje, a tales efectos cada expositor deberá velar por los intereses de los stands durante esas tareas.
- Una vez finalizado el desmontaje, debe comunicarse con los organizadores para firmar un documento de conformidad que lo exima de la cláusula anterior. En caso de infracción a la cláusula anterior, se hará un inventario de los daños causados cuyo coste se comunicará por escrito al expositor.
- EXTENSION DE RESPONSABILIDADES Y SEGURO
La organización no es responsable de los daños que pudieran ser causados a los expositores, su personal y sus materiales en el recinto de la exposición. Tampoco se responsabiliza de los posibles daños causados a los visitantes por mecanismos o materiales expuestos.
La Organización contará con un Seguro de Responsabilidad Civil a terceros de coberturas básicas y de obligado cumplimiento, a todos los efectos de daños causados durante la celebración del Congreso. En ningún caso será responsabilidad de la organización o del personal de la organización, las pérdidas o daños ocurridos en el material y objetos que se encuentren en el stand, que deberán ser asegurados por la propia empresa expositora.
- OTRAS NORMAS DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO
El expositor está obligado a respetar todas las obligaciones legales vigentes en relación a su actividad.
- RECLAMACIONES
Las posibles reclamaciones deberán ser dirigidas a la organización quien decidirá inapelablemente.
- FUERZA MAYOR
En caso de fuerza mayor, las fechas de los eventos podrían ser modificadas o su celebración anulada. En este último caso, el pago ya realizado del alquiler del stand será devuelto al expositor, sin que pueda presentarse reclamación por presuntos daños y/o perjuicios, consecuencia de la anulación.
- DISPOSICIONES FINALES
PRIMERO: La organización se reserva el derecho de establecer nuevas condiciones de participación respecto a todos los casos no previstos o que se consideren dudosos en las presentes Condiciones de Participación, considerando sus decisiones ejecutivas inmediatamente de pronunciadas.
SEGUNDO: Toda infracción a cualquiera de los apartados anteriores podrá motivar a la exclusión inmediata, temporal o definitiva del expositor infractor.
TERCERO: Los expositores fijarán un domicilio al que puedan dirigirse cuantas comunicaciones procedan.
CUARTA: Para cuantos litigios pudieran producirse entre los expositores y la organización del evento, ambas partes con renuncia de su propio fuero, se someten expresamente a la jurisdicción y competencia de los Tribunales de la República de Panamá.